Внутрішні аудити систем управління за ISO 19011:2019

Стандарт ДСТУ ISO 19011:2019 (ISO 19011:2018, IDT) «Настанови щодо проведення аудитів систем управління» містить рекомендації з планування, проведення та вдосконалення програм аудиту. Внутрішній аудит є обов'язковим елементом будь-якої системи управління — якості, екології, безпеки праці, харчової безпечності чи інших. Регулярні та якісно проведені аудити дозволяють своєчасно виявляти невідповідності, оцінювати результативність системи та знаходити можливості для покращення.

Ми надаємо комплекс консалтингових послуг з організації внутрішніх аудитів для підприємств різних галузей — від розробки процедур до проведення аудитів силами зовнішніх експертів та підготовки власної команди внутрішніх аудиторів.

Розробка правил та процедур проведення внутрішнього аудиту

Документована процедура внутрішнього аудиту — основа для послідовної та результативної аудиторської діяльності. Розробляємо:

Процедура внутрішнього аудиту:

• Визначення цілей та принципів внутрішнього аудиту
• Встановлення сфери застосування — які системи управління охоплюються
• Ролі та відповідальність — керівник програми аудиту, провідні аудитори, аудитори, технічні експерти
• Вимоги до компетентності аудиторів
• Критерії незалежності та неупередженості
• Етапи проведення аудиту — планування, виконання, звітування, подальші дії
• Класифікація невідповідностей — критичні, значні, незначні, спостереження
• Терміни усунення невідповідностей та верифікація коригувальних дій
• Управління записами аудиту

Форми та шаблони:

• Річна програма внутрішніх аудитів
• План окремого аудиту
• Чек-листи аудитора для різних стандартів та процесів
• Протокол невідповідності
• Звіт про внутрішній аудит
• Форма коригувальних дій
• Журнал обліку внутрішніх аудитів

Інструкції для аудиторів:

• Методи збору аудиторських доказів — опитування, спостереження, аналіз документів
• Техніки проведення інтерв'ю
• Правила формулювання невідповідностей
• Вимоги до об'єктивності та документування

Аналіз підприємства та визначення періодичності аудитів

Ефективна програма аудитів враховує специфіку організації та рівень ризиків різних процесів. Допомагаємо з:

Аналіз підприємства:

• Оцінка складності системи управління — кількість процесів, підрозділів, локацій
• Аналіз критичності процесів з точки зору досягнення цілей системи
• Виявлення процесів з підвищеним рівнем ризику
• Оцінка історії невідповідностей — де найчастіше виникають проблеми
• Врахування результатів попередніх аудитів — внутрішніх та зовнішніх
• Аналіз змін в організації — нові процеси, обладнання, персонал

Визначення періодичності аудитів:

• Розробка ризик-орієнтованого підходу до планування аудитів
• Встановлення базової періодичності для різних процесів та підрозділів
• Критерії коригування періодичності — результати попередніх аудитів, зміни, інциденти
• Забезпечення охоплення всіх елементів системи управління протягом циклу
• Планування позапланових аудитів — тригери та процедури

Формування річної програми аудитів:

• Календарний план аудитів на рік
• Визначення обсягу кожного аудиту — процеси, підрозділи, вимоги стандарту
• Розподіл аудиторських ресурсів
• Узгодження з керівництвом та підрозділами
• Механізми перегляду та актуалізації програми

Написання процедури/настанови проведення внутрішнього аудиту

Детальна настанова забезпечує однакове розуміння процесу всіма учасниками. Розробляємо настанови для різних форматів аудиту:

Настанова з проведення аудиту онлайн:

• Особливості дистанційного аудиту — можливості та обмеження
• Технічні вимоги — платформи для відеозв'язку, обмін документами
• Методи збору доказів у віддаленому режимі
• Перевірка записів та документів в електронному вигляді
• Спостереження за процесами через відеозв'язок
• Забезпечення конфіденційності та інформаційної безпеки
• Документування результатів дистанційного аудиту

Настанова з проведення аудиту на місці:

• Підготовка до аудиту — аналіз документації, формування плану
• Вступна нарада — цілі, обсяг, методи, правила
• Методи збору доказів — інтерв'ю, спостереження, перевірка записів
• Маршрути аудиту — логічна послідовність перевірки
• Відбір вибірок — принципи та обсяг
• Фіксація свідчень та формулювання висновків
• Заключна нарада — представлення результатів
• Оформлення звіту та подальші дії

Комбінований підхід:

• Критерії вибору формату — онлайн, на місці або комбінований
• Розподіл завдань між дистанційною та очною частинами
• Забезпечення повноти охоплення вимог

Проведення внутрішнього аудиту у складі комісії

Залучення зовнішніх експертів до складу аудиторської групи підвищує об'єктивність та професійний рівень аудиту. Надаємо послуги:

Участь у складі аудиторської комісії:

• Виконання функцій провідного аудитора або аудитора у складі групи
• Забезпечення методологічної правильності проведення аудиту
• Підвищення об'єктивності за рахунок погляду зі сторони
• Менторинг для внутрішніх аудиторів організації
• Обмін досвідом та кращими практиками

Формат участі:

• Повне проведення аудиту силами зовнішніх експертів
• Спільний аудит — зовнішній експерт + внутрішні аудитори
• Супервізія — зовнішній експерт спостерігає та консультує внутрішніх аудиторів

Етапи роботи:

• Підготовка — аналіз документації, формування плану аудиту
• Вступна нарада з керівництвом та представниками підрозділів
• Збір та аналіз аудиторських доказів
• Формулювання невідповідностей та спостережень
• Заключна нарада — представлення попередніх результатів
• Підготовка детального звіту про аудит
• Консультації щодо коригувальних дій (за потреби)

Переваги залучення зовнішніх експертів:

• Незалежний погляд без внутрішніх упереджень
• Досвід аудитів в інших організаціях — бенчмаркінг
• Виявлення системних проблем, що не помічаються зсередини
• Підвищення довіри до результатів аудиту
• Навчання внутрішніх аудиторів на практиці

Виявлення факторів ризиків під час аудиту

Сучасний підхід до аудиту передбачає не лише перевірку відповідності, але й ідентифікацію ризиків. Допомагаємо з:

Ідентифікація ризиків під час аудиту:

• Виявлення зовнішніх ризиків — зміни законодавства, ринку, технологій
• Ідентифікація внутрішніх ризиків — процеси, ресурси, компетентність
• Аналіз потенційних наслідків виявлених невідповідностей
• Оцінка ризиків недосягнення цілей системи управління
• Виявлення ризиків для зацікавлених сторін — клієнтів, працівників, суспільства

Категорії ризиків за типами систем управління:

• Ризики якості — невідповідність продукції, незадоволеність клієнтів
• Екологічні ризики — забруднення, порушення законодавства
• Ризики безпеки праці — травми, професійні захворювання
• Ризики харчової безпечності — небезпечна продукція, відкликання
• Операційні ризики — збої процесів, втрата ресурсів

Документування ризиків:

• Включення інформації про ризики до звіту аудиту
• Рекомендації щодо управління виявленими ризиками
• Пріоритезація коригувальних дій з урахуванням ризиків
• Інформування керівництва про критичні ризики

Розроблення плану поліпшення системи управління

За результатами аудиту формується план дій, спрямований на усунення невідповідностей та покращення системи. Допомагаємо з:

Аналіз результатів аудиту:

• Систематизація виявлених невідповідностей та спостережень
• Визначення кореневих причин невідповідностей
• Виявлення системних проблем — повторювані невідповідності, тренди
• Аналіз взаємозв'язків між невідповідностями різних процесів
• Оцінка впливу невідповідностей на досягнення цілей

Розроблення плану поліпшення:

• Визначення коригувальних дій для кожної невідповідності
• Формулювання превентивних дій для запобігання повторенню
• Ідентифікація можливостей для покращення — оптимізація процесів
• Пріоритезація дій за критичністю та ресурсами
• Призначення відповідальних виконавців
• Встановлення термінів виконання
• Визначення необхідних ресурсів

Моніторинг та управління ризиками:

• Інтеграція результатів аудиту в систему управління ризиками
• Оновлення реєстру ризиків організації
• Планування заходів з мінімізації виявлених ризиків
• Визначення індикаторів для моніторингу
• Періодичний перегляд статусу ризиків

Верифікація виконання:

• Процедури перевірки впровадження коригувальних дій
• Критерії оцінки результативності дій
• Документування доказів усунення невідповідностей
• Закриття невідповідностей у системі обліку

Складання тренінгових програм з внутрішніх аудитів

Власна команда кваліфікованих аудиторів — стратегічний актив організації. Розробляємо:

Базова програма підготовки внутрішніх аудиторів:

• Принципи аудиту відповідно до ISO 19011
• Управління програмою аудиту
• Планування та підготовка до аудиту
• Методи проведення аудиту
• Збір та оцінка аудиторських доказів
• Формулювання невідповідностей
• Підготовка звіту про аудит
• Подальші дії та верифікація коригувальних заходів
• Компетентність та оцінка аудиторів

Спеціалізовані програми за стандартами:

• Аудит систем управління якістю (ISO 9001)
• Аудит систем екологічного управління (ISO 14001)
• Аудит систем управління охороною праці (ISO 45001)
• Аудит систем управління безпечністю харчових продуктів (ISO 22000/HACCP)
• Аудит систем управління лабораторій (ISO/IEC 17025, ISO 15189)
• Аудит інтегрованих систем управління

Програми підвищення кваліфікації:

• Поглиблені техніки проведення інтерв'ю
• Аудит на основі ризиків
• Дистанційний аудит — методи та інструменти
• Психологічні аспекти аудиту — робота зі складними ситуаціями
• Аналіз кореневих причин невідповідностей

Організація тренінг-семінарів з підготовки внутрішніх аудиторів

Практично орієнтоване навчання забезпечує готовність аудиторів до реальної роботи. Проводимо:

Семінар «Внутрішній аудитор систем управління»:

Тривалість: 2 дні (16 академічних годин)

Зміст програми:

• Вимоги ДСТУ ISO 19011:2019 до аудиту та аудиторів
• Принципи аудиту — цілісність, неупередженість, конфіденційність
• Планування аудиту — програма, план, чек-листи
• Техніки проведення аудиту — методи збору доказів
• Класифікація та формулювання невідповідностей
• Звітування про результати аудиту
• Практичні вправи — рольові ігри, аналіз кейсів
• Підсумкове тестування

Результати навчання:

• Розуміння принципів та процесу внутрішнього аудиту
• Вміння планувати та проводити аудити
• Навички формулювання невідповідностей
• Здатність оформлювати звіти про аудит

Спеціалізовані семінари:

• «Аудит на основі ризиків» — інтеграція ризик-орієнтованого підходу
• «Дистанційний аудит» — методи та інструменти онлайн-аудиту
• «Провідний аудитор» — поглиблена програма для керівників аудиторських груп

Формати проведення:

• Очні семінари на території замовника
• Онлайн-семінари через платформи відеозв'язку
• Змішаний формат — теорія онлайн, практика очно
• Індивідуальне навчання для малих груп

Оцінка компетентності внутрішніх аудиторів

Регулярна оцінка забезпечує підтримання належного рівня кваліфікації аудиторів. Допомагаємо з:

Розробка критеріїв компетентності:

• Визначення вимог до освіти та професійного досвіду
• Вимоги до знань — стандарти, методологія аудиту, специфіка галузі
• Вимоги до навичок — комунікація, аналіз, прийняття рішень
• Особисті якості — об'єктивність, наполегливість, етичність
• Рівні компетентності — аудитор, провідний аудитор

Методи оцінки:

• Аналіз документів — освіта, досвід, навчання
• Тестування знань — вимоги стандартів, методологія аудиту
• Спостереження за проведенням аудиту — супервізія
• Аналіз звітів аудитора — якість документування
• Зворотний зв'язок від підрозділів, що перевірялись
• Самооцінка аудитора

Процедура оцінки:

• Початкова оцінка перед авторизацією
• Періодична переоцінка — щорічно або за результатами аудитів
• Оцінка після проходження навчання
• Коригувальні дії при виявленні недоліків компетентності

Документування:

• Особові справи аудиторів
• Записи про оцінку компетентності
• Плани розвитку та підвищення кваліфікації
• Реєстр авторизованих аудиторів

Проведення аудитів постачальників підприємства

Аудит постачальників — важливий інструмент управління ланцюгом постачання. Надаємо послуги:

Планування аудитів постачальників:

• Визначення критеріїв для відбору постачальників для аудиту
• Ризик-орієнтований підхід — критичність продукції, історія проблем
• Формування програми аудитів постачальників
• Узгодження з постачальниками — терміни, обсяг, доступ

Проведення аудиту постачальника:

• Аналіз документації постачальника — система якості, сертифікати
• Аудит на місці — виробничі процеси, контроль якості
• Оцінка відповідності вимогам контракту та специфікацій
• Перевірка простежуваності продукції
• Оцінка управління ризиками у постачальника
• Аналіз попередніх проблем та коригувальних дій

Звітування та подальші дії:

• Звіт про аудит постачальника
• Класифікація постачальника за результатами — схвалений, умовно схвалений, не схвалений
• Рекомендації щодо коригувальних дій постачальника
• Терміни та умови повторного аудиту
• Рішення щодо продовження співпраці

Типи аудитів постачальників:

• Аудит перед включенням до переліку схвалених постачальників
• Періодичний аудит діючих постачальників
• Аудит за результатами інцидентів або рекламацій
• Аудит при зміні продукції або процесів постачальника

Для яких організацій призначені наші послуги

Консалтингові послуги з внутрішніх аудитів актуальні для:

За типом системи управління:

• Системи управління якістю (ISO 9001)
• Системи екологічного управління (ISO 14001)
• Системи управління охороною праці (ISO 45001)
• Системи управління безпечністю харчових продуктів (ISO 22000, HACCP)
• Системи управління лабораторій (ISO/IEC 17025, ISO 15189)
• Системи управління органів з оцінки відповідності
• Інтегровані системи управління
• Галузеві системи — IATF 16949, GMP+, ISCC тощо

За галузями:

• Виробничі підприємства
• Харчова промисловість
• Лабораторії — випробувальні, калібрувальні, медичні
• Будівельні організації
• Логістичні компанії
• Сервісні підприємства
• Органи з оцінки відповідності

За потребами:

• Організації, що впроваджують систему управління вперше
• Організації, що готуються до сертифікаційного аудиту
• Організації, що хочуть покращити внутрішні аудити
• Організації, що потребують незалежної оцінки системи

Переваги співпраці з нами

Практичний досвід — проводимо аудити систем управління різних типів та галузей, знаємо типові проблеми та шляхи їх вирішення.

Методологічна експертиза — володіємо сучасними методами аудиту відповідно до ISO 19011, включаючи ризик-орієнтований підхід.

Об'єктивний погляд — зовнішні експерти бачать те, що не помічається зсередини організації.

Передача знань — не просто проводимо аудити, а навчаємо вашу команду проводити їх самостійно.

Гнучкість форматів — працюємо онлайн, на місці або в комбінованому режимі залежно від потреб.

Комплексний підхід — від розробки процедур до проведення аудитів та підготовки аудиторів.

Замовити консультацію

Зв'яжіться з нами для обговорення потреб вашої організації. Допоможемо організувати ефективну систему внутрішніх аудитів, провести аудит силами зовнішніх експертів або підготувати власну команду внутрішніх аудиторів.